Auftragsklärung in der Teamentwicklung

Es gibt diese eine Sache, die in der Teamentwicklung richtig knifflig werden kann und das ist die Auftragsklärung.

Die Auftragsklärung ist nicht nur die wichtigste Basis für einen erfolgreichen Teamentwicklungsprozess, sie ist auch die Stolperfalle überhaupt.

Höchste Zeit also, dass wir uns dem Thema Auftragsklärung intensiver widmen.

In der heutigen Folge besprechen wir, was es genau ist, was die Auftragsklärung so knifflig macht und schauen natürlich auch darauf, wie du diesen Herausforderungen professionell begegnen kannst.

Ich erzähle dir dabei auch von einer Sache, die mich und meine Mentees darin unterstützt, dass die Auftragsklärung leichter gelingt. Und ich kann dir jetzt schon verraten, dass es ein Faktor ist, mit dem du bestimmt nicht rechnest.

Die Auftragsklärung ist tatsächlich das Thema Nummer eins in meinen Mentorings oder auch in meinen Kurs-Sprechstunden, in meinem Online-Kurs >>THE INNER TRANSFORMATION. Das heißt mit meinen Mentees oder auch mit den Kursteilnehmern bespreche ich regelmäßig, wie eine gute Auftragsklärung aussehen kann.

Denn: Der ganze Prozess, ganz egal ob Team- oder Organisationsentwicklung, steht und fällt mit der Auftragsklärung und ich kenne einige Prozesse, die alles andere als positive Effekte hervorgebracht haben (sondern eher das Gegenteil), weil der Auftrag zu Beginn NICHT gut geklärt war.

Und da kann ich natürlich auch aus eigener Erfahrung sprechen, weil auch ich habe gerade zum Anfang meiner Tätigkeit als Team- und Organisationsentwicklerin so einige Aufträge in den Sand gesetzt. Und das lag nicht selten an der Auftragsklärung. 

Die Auftragsklärung ist in der Teamentwicklung also die Basis für den darauffolgenden Prozess. Nur wenn wir den Auftrag gut klären, hat der Teamentwicklungsprozess auch Aussicht auf Erfolg. 

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Die Auftragsklärung in der Teamentwicklung ist ein Verfahren, um mit den Beteiligten die Ziele und Erwartungen gegenüber dem anstehenden Prozess zu konkretisieren. Hierbei spricht der Coach sowohl mit der Teamleitung wie auch mit den weiteren Teammitgliedern, um herauszufinden, welche Interessen, Ziele und Absichten mit dem Teamentwicklungsprozess verfolgt werden. Die Auftragsklärung hilft dabei, die nötige Klarheit und Transparenz für den Prozess zu schaffen, um sicherzustellen, dass die Teamentwicklung effektiv und zielgerichtet verlaufen kann. 

Was sich hier so einfach anhört, kann tatsächlich ganz schön knifflig werden. Das ist auch der Grund, warum das Thema so häufig von meinen Mentees in unsere 1:1 Arbeit mitgebracht wird. In vielen Fällen ist die Auftragsklärung nämlich alles andere als einfach. Bevor wir darauf schauen, was dir dabei helfen kann, den Auftrag leichter zu klären, lass uns erst einmal besprechen, welche Herausforderungen dir während der Auftragsklärung begegnen können. 

Um es gleich schon einmal vorwegzunehmen, eine besondere Herausforderung bei der Auftragsklärung in der Teamentwicklung ist die Verwechslung zwischen Prozess- und Ergebnisverantwortung.

Schauen wir uns die Prozessverantwortung an: Darunter wird die Verantwortung für die Gestaltung des Prozesses verstanden. Diese Verantwortung liegt ganz klar bei dir. Deine Expertise liegt darin, hilfreiche Fragen zu stellen, geeignete Methoden auszuwählen und dem Auftraggeber das passende Format für eure Zusammenarbeit zu empfehlen. Supervision, Mediation oder doch lieber Teamentwicklung? Du weißt als Coach:in im besten Fall, wann welches Format Sinn ergibt.

Die Ergebnisverantwortung liegt wiederum bei unseren Klienten. In der Teamentwicklung ist damit gemeint, dass es an den Teammitgliedern liegt, ob sie zu einem Ergebnis kommen und auch, wie sie mit diesem Ergebnis dann intern umgehen und was sie daraus machen. 

Systemische und lösungsorientierte Beratungsansätze gehen sogar noch einen Schritt weiter, indem sie der Annahme folgen, dass die Lösungen im System liegen. Wir können dem System – sei es einem Team oder einer ganzen Organisation, – keine Lösung von außen aufzuzwingen (oder ihnen eine Lösung verkaufen). Die Teams und Organisationen folgen ihren eigenen Lösungsschritten.

Im Rahmen der Ergebnisverantwortung liegt das Erfinden von Lösungen also NICHT in unserem Zuständigkeitsbereich.

Die Verwechslung von Prozess- und Ergebnisverantwortung kann uns während der Auftragsklärung in verschiedenen Formen begegnen.

Beispielsweise bei der Festlegung des Formates, bei der Bestimmung der Zeit, die für den Prozess anberaumt wird oder auch bei der Auswahl der Beteiligten. Lass uns im Folgenden einmal genauer schauen, was es damit auf sich hat. 

In einer Mentoring-Sitzung erzählte mir meine Mentee Nadja davon, dass sie eine Anfrage für einen Teamentwicklungstag erhalten habe.

Natürlich wollte sie wissen, welches Ziel mit dem Teamtag erreicht werden sollte. Und weil sie tipptopp ausgebildet ist, hat sie den Teamleiter auch die bekannte Frage nach dem guten Ergebnis gestellt: „Was wäre für Sie ein gutes Ergebnis des Teamtages?“, hat sie ihn gefragt. 

Und was hat der gute Mann geantwortet? Er antwortete: „Ein gutes Ergebnis wäre Teambuilding.“ Nadja war ein wenig irritiert, denn sie wusste noch immer nicht, was das Ziel des Prozesses sein sollte. Also versuchte sie es mit einer anderen Formulierung: „Ich meine, was soll das Ziel des Teamtages sein?“, fragte sie ihn und er antwortete: „Teamentwicklung.“

Mmmmh…was war denn hier passiert? 

Um es kurz und knapp auf den Punkt zu bringen: Es war zu einer Verwechslung gekommen. Zu einer Verwechslung von Prozess- und Ergebnisverantwortung. Und das in Hinblick auf die Formatauswahl.

Der Teamleiter verwechselte Ziel und Format. 

Anstatt Nadja mitzuteilen, was das Ziel des Teamtages sein sollte, – also wofür dieser Teamtag überhaupt anvisiert wurde, – antwortete er mit der Formatauswahl: Teamentwicklung.

In diesem Sinne hat er sich den Hut der Prozessverantwortung aufgesetzt, der eigentlich auf Nadjas Kopf gehörte  🎩

Ganz ehrlich: Diese Verwechslung von diesen Verantwortungsbereichen kommt häufiger vor als gedacht.

Schau dazu gerne einmal in deine Praxis: Wie häufig wirst du von einem potenziellen Auftraggeber für ein vorbestimmtes Format angesprochen? Ich wette mit dir, es kommt regelmäßig vor.

Die Teamleitung möchte dich beispielsweise für eine Teamsupervision gewinnen, weil es Konflikte zwischen zwei Kollegen gibt. Aber Hand auf Herz: Ist Teamsupervision hier überhaupt das passende Format? Oder doch lieber Mediation?

Oder die Führungskraft möchte dich für einen Teamentwicklungsprozess buchen, weil sie mit einem Teammitglied nicht richtig zurechtkommt. Wie sieht es hier aus? Wäre es nicht ratsamer, der Leitung ein Führungscoaching anzubieten?

Du bist die Person, die das passende Format empfiehlt. Der Auftraggeber kann nicht wissen, was das geeignete Format ist. Ihm fehlt dazu die Expertise. 

Genauso verhält es sich auch mit der Festlegung des Zeitrahmens. Ich weiß nicht, wie häufig ich früher angesprochen worden bin, so nach dem Motto: „Frau Neumann, wir wollen im Team unsere Rollen und Zuständigkeiten klären und neue Entscheidungsstrukturen etablieren.“

Und ich dachte dann, okay, das hört sich nach einem ordentlichen Prozess an, also nach 2-3 Ganztägern. Mein Gegenüber meinte allerdings zu mir: „Wir haben für unser Anliegen 4 Stunden".

Du verstehst, was ich meine. Die Zeit war schon von Anfang an festgesetzt. Und es gab dazu die Idee, diese zwei riesigen Themen innerhalb dieses kurzen Zeitraumes erarbeiten zu können. Aiiii!

Du kannst es dir schon denken, dass es sich auch hierbei um eine Verwechslung handelt. Denn wie viel Zeit wir für die Themen benötigen, das weißt du sehr viel besser als der Auftraggeber.

Du weißt, welche Methoden du verwenden würdest, um die Rollen zu klären. Und du weißt, wie du vorgehen musst, um mit dem Team neue Entscheidungsstrukturen zu erarbeiten. Deswegen weißt du auch, wie viel Zeit das alles in Anspruch nehmen wird. Der Auftraggeber kann das nicht wissen. Er ist kein Coach. Er kennt sich nicht mit den Methoden aus.

Also auch hier hast du es mit einer klassischen Verwechslung von Prozess- und Ergebnisverantwortung zu tun. 

Schau dazu noch einmal in deine Praxis: Wie häufig wirst du von Auftraggebern angesprochen, die dir die Zeiten schon vorgeben. Möglicherweise versuchst du dann sogar, den Auftrag trotzdem möglich zu machen. Vielleicht machst du einen Schnelldurchlauf durch die Rollenerarbeitung und kratzt die Entscheidungsstrukturen ein bisschen an.

Nach den 4 Stunden denkst du dann: „Wow, was haben wir hier alles geschafft.“ Aber - und jetzt kommt ein herbes Aber - die Teammitglieder sind nicht zufrieden, weil sie dachten, sie würde alles viel vertiefender mit dir besprechen. Deswegen erzählen sie dir am Ende, was ihnen in der Sitzung mit dir alles gefehlt hat.

Na, wieder erkannt?! 

Ganz ehrlich: Du bist nicht allein, wenn es dir so geht. Diese Verwechslung kommt recht häufig vor. 

Was wir dem Auftraggeber unterstellen können, sind gute Gründe. Natürlich kann es sein, dass der Auftraggeber keine ausreichenden finanziellen Mittel zur Verfügung, um all diese Themen in einem passenden Zeitrahmen mit dir zu erarbeiten. Das kann ein guter Grund sein.

Allerdings dürfen wir dann so ehrlich sein und uns eingestehen, dass sich das Team zwar eine Prozessbegleitung wünscht, sich diese aber de facto nicht leisten kann. Das Team kann sich dich nicht leisten. Punkt. Es ist völlig okay, das von beiden Seiten gleich schon in der Auftragsklärung anzuerkennen. 

Wie du dir denken kannst, kannst du diese Verwechslung auch noch in anderen Formen erkennen. Zum Beispiel wenn der Auftraggeber bestimmen möchte, wer an einem Prozess beteiligt wird.

Sagen wir, ein Teamentwicklungsprozess steht an und der Auftraggeber ist die Führungskraft. Im Auftragsklärungsgespräch erzählt er dir davon, dass er an der Teamentwicklung nicht teilnehmen möchte.

Wie du bestimmt weißt, sollte die Führungskraft an einen Teamentwicklungsprozess immer beteiligt werden. Sie ist nun mal Teil des Kommunikationssystems. Auch dieser Auftrag hätte also die große Chance, in die Hose zu gehen, wenn wir dem Wunsch der Führungskraft folgen würden und von ihr bestimmen lassen, wer am Prozess beteiligt wird.

Also: Auch die Bestimmung der Beteiligten liegt in deiner Verantwortung.

Wie du siehst, gibt wirklich verschiedene Formen, in denen diese Verwechslung von Prozess- und Ergebnisverantwortung auf den Plan treten kann und zu echten Herausforderungen für die Auftragsklärung heranwachsen können. 

Was könnte uns also helfen, diese verknoteten Fäden gut zu entwirren? Zwei helfende Faktoren möchte ich dir jetzt einmal vorstellen.

Ein erster Schritt ist natürlich, dass wir uns über diese unterschiedlichen Verantwortungsbereiche bewusst werden. Wenn der nächste Auftraggeber auf dich zukommt, gilt es bereits im Auftragsklärungsgespräch darauf zu achten, ob die Verantwortungsbereiche gut eingehalten werden - oder ob es hier zu einer Verwechslung kommt.

Wenn es zu einer Verwechslung kommen sollte, dann führt leider kein Weg daran vorbei, darauf aufmerksam zu machen, dass du es bist, der das Format auswählst, die Zeit festlegt und die Beteiligten bestimmst. Das bedeutet, es geht in so einem Auftragsklärungsgespräch darum, deine Prozessexpertise stark zu machen.

Wenn dir eine Führungskraft in einem Auftragsgespräch also erzählt, dass das Team Rollen und Zuständigkeiten erarbeiten will und außerdem noch neue Entscheidungsstrukturen auf den Weg bringen möchte – und das alles in 4 Stunden - dann ist es nicht deine Aufgabe, herauszufinden, wie du das möglich machen kannst und den Teammitgliedern irgendeine abgespeckte Version anzubieten (mit denen sie am Ende nicht zufrieden sein werden).

Stattdessen darfst du dem Auftraggeber offen sagen, dass die Erarbeitung dieser beiden Themen in 4 Stunden nicht möglich sein wird. Mit dem Auftraggeber kannst du dann immer noch aushandeln, was man stattdessen in 4 Stunden erreichen könnte. 

Und genauso ist es auch, wenn Supervision gewünscht wird, obwohl Mediation anstehen müsste. Oder wenn ein Führungscoaching angebracht wäre, als ein Teamentwicklungsprozess.

Auch hier bist du der Experte und darfst das im Auftragsgespräch offen zeigen.

Ich weiß, wenn wir das Wort Positionierung hören, dann denken wir schnell an all diese Marketingcoaches, die uns erzählen wollen, wie wichtig es ist, sich am Markt gut zu positionieren (und wenn du mir schon länger folgst, dann weißt du, dass ich keine dieser Marketingcoaches bin). Aber: Ich arbeite mit meinen Mentees trotzdem unheimlich gerne an ihrer Positionierung, weil sie einige Vorteile mit sich bringt.  

Machen wir mal ein Beispiel: Sagen wir, ein Coach, Supervisor und Trainer hat noch keine klare Positionierung. Das heißt, er hat kein konkretes Thema, für das er steht oder kein spezielles Format, das er anbietet. Er nimmt erst einmal alles an, wofür er angefragt wird. Und die Bandbreite kann dann wirklich riesig sein.

Wenn jetzt eine Führungskraft mit einem Auftrag auf ihn zukommt, dann kann es schnell passieren, dass es sich bei dem Auftrag um ein Thema handelt, das nicht zu seinem Tagesgeschäft gehört und zu dem er bisher wenig Erfahrungen sammeln konnte. Das heißt, wenn die Führungskraft jetzt sagt: „Wir wollen Rollen und Entscheidungsstrukturen in 4 Stunden erarbeiten!", dann kann es sein, dass er dem eher zustimmt, weil er ja selbst noch nicht sicher ist, wie viel Zeit er für diese Themen brauchen würde. Dadurch entsteht eine gewisse Unsicherheit im Auftragsgespräch. Und hier kann es dann richtig knifflig werden. 

Und jetzt nehmen wir mal einen Coach, Berater oder Trainer, der sich auf ein Thema oder ein Format spezialisiert hat. Wenn ich da auf meine Mentees schaue oder auf die Teilnehmer in meinem Online-Kurs, dann sehe ich Personen, die sich beispielsweise das Thema „Digitale Transformation“ auf die Fahne geschrieben haben oder ein spezifisches Format wie Zukunftswerkstätten zu ihrem Schwerpunktthema gewählt haben.

Diese Coaches kennen ihr Thema und ihre individuellen Formate sehr genau. Wenn jetzt eine Führungskraft auf sie zukommen würde, um Rollenarbeit und Entscheidungsstrukturen in 4 Stunden durchzuführen, dann würden sie entweder sagen: „Das ist gar nicht mein Thema." Oder sie hätten ein richtig gutes Standing, um zu begründen, warum es mehr Stunden braucht.

Und woran liegt das?

Diese Coaches und Berater werden aufgrund ihrer Positionierung schon viel stärker als Experten wahrgenommen und sie erleben sich in der Regel selbst sehr viel mehr als Experten. Und das hat Auswirkungen auf ihr Standing in einem Auftragsklärungsgespräch. 

In den meisten Fällen verringert sich sogar die Wahrscheinlichkeit, dass es zu dieser Verwechslung von Prozess- und Ergebnisverantwortung kommt.

Ich muss da nur einmal in meine Praxis schauen: In den letzten Jahren war ich viel zu dem Thema Visionsarbeit unterwegs. Das ist ja ein Thema, das ich unglaublich liebe, wie du weißt. Und weil ich mich zu diesem Thema positioniert habe, wurde ich sehr viel zur Visionsarbeit gebucht. Ich hab Visionsarbeit mit Teams gemacht, ich habe aber auch Visionsarbeit im Rahmen von OE-Prozessen mit Großgruppen durchgeführt.

Weil ich dazu die ganze Zeit über positioniert war, habe ich  immer mehr Anfragen dazu erhalten. Letztes Jahr beispielsweise war ich kaum zu einem anderen Thema unterwegs. Und wenn ich eine Anfrage für einen Auftrag erhalten haben, dann haben die Auftraggeber ganz und gar auf meine Expertise gesetzt. Ich wurde von Führungskräften gefragt, wie viel Zeit das von mir vorgeschlagene Format in Anspruch nehmen würde. Ich wurde nach Materialien gefragt und danach, wer beteiligt sein müsste.

Durch diese Positionierung wurde die Expertise bei mir gesehen. Das hat natürlich all meine Auftragsgespräche enorm erleichtert. Und ich hatte es nicht mehr mit dieser Verwechslung zu tun.

Zugegeben, die Auftragsklärung ist ein besonderer Faktor der Teamentwicklung, der sicher immer knifflige Momente beibehalten wird. 

Trotzdem können wir als Coaches, Berater oder Trainer auf bestimmte Elemente achten. Wir haben die Chance, in einem Auftragsgespräch genau hinzuhören und den Fokus darauf zu legen, ob die Bereiche der Prozess- und Ergebnisverantwortungen eingehalten werden. Und wenn dem nicht so ist, liegt es an uns, unsere Expertise für den Prozess starkzumachen.

Dabei hilft uns auf jeden Fall eine gute Positionierung. Aber natürlich ebenso geeignete Methoden, um den Auftrag professionell zu klären.

Wenn du lernen möchtest, wie du einen Auftrag für eine Teamentwicklung gekonnt in nur 4 Schritten klären kannst, schau dir gerne einmal meinen Video-Workshop >>Auftragsklärung in der Teamentwicklung an. 

Ich wünsche dir viel Freude beim Ausprobieren und viele neue Erkenntnisse. 

Bis zum nächsten Mal! 

Deine Christine 

systemische Supervisorin und Coachin, Host des Podcasts Die Vision führt uns an!, leidenschaftliche Visionärin und New Workerin. In den sozialen Medien findest du mich bei instagram: @visionscoachin und facebook: @visionscoachin

DIE VISION FÜHRT UNS AN! ist der Podcast für Coaches, Berater*innen, Teamentwickler*innen, die sich für die Transformation unserer Zusammenarbeit interessieren. Hier gibt es jede Menge Methoden, Erfahrungsberichte und Interviews für deine Praxis. Zu hören bei Spotify, Google Play, ITunes und überall da, wo es Podcasts gibt. 

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